O XML, ou Linguagem de Marcação Extensível, é uma linguagem usada para formatar documentos de dados. Suas regras específicas permitem que esses documentos sejam facilmente compartilhados pela internet e lidos por diferentes sistemas de informação. No Brasil, o Governo Federal adotou essa linguagem para os arquivos das Notas Fiscais Eletrônicas, disponíveis no site da Secretaria da Fazenda.
Com a obtenção dos dados das notas fiscais via arquivo XML, é possível realizar a análise das informações dos materiais a serem recebidos antecipadamente. Isso inclui pedidos em aberto, quantidades, preços, impostos, entre outros. Anteriormente, essa análise era feita manualmente apenas na chegada dos veículos com a apresentação física da nota fiscal. Mas com o arquivo XML, a análise pode ser automatizada e integrada ao sistema de informações.
Caso haja divergências nos dados fiscais, é possível corrigi-las antes mesmo dos veículos chegarem à doca para descarga ou acessarem o site operacional. Isso evita que os materiais fiquem aguardando no recebimento até a resolução das pendências, o que prejudicaria os processos de armazenagem e abastecimento da produção ou manutenção.
Ao oferecer maior rapidez no processo de entrada de veículos, armazenamento de materiais e liberação controlada para as áreas produtivas, com a devida inserção das informações contábeis dos estoques no sistema, seguida de análise fiscal prévia e conferência física, os materiais podem ser facilmente destinados para as operações com eficiência e controle do estoque.
Dependendo do tamanho da operação, dos procedimentos internos e do fluxo de materiais e veículos, é possível reduzir a necessidade de espaço no recebimento, aumentar a utilização das docas de descarga e diminuir o tempo de espera dos veículos no pátio.
Além disso, esse processo também melhora a precisão dos estoques (medida da confiabilidade/qualidade das informações do inventário físico em comparação com o sistêmico), uma vez que materiais urgentes, que apresentem divergências na Nota Fiscal, tendem a ser usados pela produção ou manutenção sem registro contábil no estoque, causando imprecisão logo no início do processo operacional.
Fonte: Blog IMAM
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